Leerstands-Management
(Gewerbe-Immobilien)
NERTHUS in diesem Leistungsmodul bemüht sämtliche Betriebskosten und Instandhaltungen auf ein Minimum zu reduzieren um die Kosten der Liegenschaft während der Leerstandsphase insgesamt soweit als möglich herabzusenken. Die Prämissen sind in der Praxis jedoch unterschiedlich, weshalb es auch in diesem Modul aus den jeweiligen Angebotsgesprächen zwischen dem Auftraggeber (Eigentümer) und NERTHUS eine Reihe von Spezifikationen in das Leistungsbild zu integrieren sein werden. Der u. g. Katalog dient einer Orientierung zu möglichen Umfang der geforderten Leistungen.(Gewerbe-Immobilien)
Allgemeine Verwaltung u. Vertretung
- Datenerfassung, Datenpflege, Führung der erforderlichen Korrespondenz und Telefonate mit dem AG, einzelnen Miteigentümern/Mitgesellschaftern, Behörden, Handwerkern und Dritten, soweit es das Vertragsobjekt betrifft.
- Vertrags-Management: Vorbereitung, Abschluß und Kündigung von Verträgen - insbesondere Wartungs-, Energieliefer-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Entsorgungs- u. Anstellungsverträgen - sowie deren Überwachung auf ordnungsgemäße Durchführung.
- Geordnete Aufbewahrung sämtlicher Verwaltungsunterlagen. Abrechnungsunterlagen und Korrespondenz können nach Ablauf der gesetzlichen Fristen - spätestens jedoch nach 10 Jahren - vernichtet werden.
- Abgabe von Willenserklärungen, Vornahme von Rechsthandlungen soweit diese jeweils mit der Verwaltung des Vertragsobjektes zusammenhängen sowie Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, soweit sie an den AG gerichtet sind und das Vertragsobjekt betreffen.
- Durchführung von Erst-Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind.
Kaufmännische Verwaltung
- Eröffnung und Führung eines Bewirtschaftungskontos; das Konto wird als offenes Fremdkonto bei einer inländischen Bank/Sparkasse und somit getrennt vom Vermögen von NERTHUS und von Dritten geführt.
- Zahlungswesen: Anweisung von geprüften Rechnungen, ggf. unter Ausnutzung von Skonti u. a. Nachlässen.
- Einrichtung und Unterhaltung einer nach kaufmännischen Grundsätzen geführten (Kreditoren)Buchhaltung.
- Führung der erforderlichen personen- und sachbezogenen Konten zur Überwachung der Zahlungsverpflichtungen des AG / der Miteigentümer/Mitgesellschafter sowie der Einhaltung des Budget-/Finanz-/Wirtschaftsplans.
- Abrechnung der Mieten aus der Vermietung von Teilen des (gemeinschaftlichen) Eigentums (z. B. Fassadenflächen, Stellplätze; nicht Mietflächen nach DIN/gif).
- Aufstellung eines Finanz-/Wirtschaftsplans für das laufende Geschäftsjahr sowie Berechnung und Inkasso der erforderlichen Vorausszahlungen durch den AG.
- Erstellung der Jahresabrechnung in Form einer Gesamtabrechnung und einer Aufteilung des Abrechnungsergebnisses für jeden Mitgesellschafter/Miteigentümer (Einzelabrechnung) in transparenter Form, und zwar - soweit gegeben - unter Einbeziehung der Verbrauchskostenabrechnung, die von einer mit der Ablesung und Abrechnung auf Kosten des AG zu beauftragenden Wärmedienstfirma zu erstellen ist.
- Teilnahme an der Rechnungsprüfung in den Räumen der Verwaltung bzw. Erstellung der Rechnungsakte zur Aushändigung an den Rechnungsprüfer.
Technische Verwaltung und Infrastruktur
- Überwachung des baulichen Zustands des Vertragsobjekts: Regelmäßige und aperiodische Begehung des Vertragsobjekts und der zugehörigen Grundstücksflächen durch einen Mitarbeiter der technischen Abteilung. Routinemäßige Überwachung von Instandhaltungs- u. Instandsetzungsarbeiten (keine Bauleitung).
- Erfassung der von einem externen Gutachter/Sachverständigen/Mitarbeiter des AG erfaßten Abnahme- u. Gewährleistungsmängel sowie deren weitere Bearbeitung und Verfolgung.
- Veranlassung und Überwachung der Wartungsarbeiten und Kleinreparaturen an technischen Einrichtungen des Vertragsobjekts, wie z. B. Aufzug, Heizung, Hebeanlage (Pumpen), Lüftung/Klima, Toranlagen, Sicherheitstechnik u. Brandschutzeinrichtungen.
- Gewährleistung der Zugänglichkeit des Gebäudes für Wartungsunternehmen.
- Betreuung u. Überwachung von Hausmeisterei, Gebäudereinigung, Winterdienst und anderer Dienstkräfte des AG.
- Hinsichtlich gefahrgeneigter Flächen, Bau- und Einrichtungsteile des Vertragsobjekts hat NERTHUS nach eigenem pflichtgemäßen Ermessen notwendige Sicherheitskontrollen durchzuführen und von Fall zu Fall – bei erkennbarem Bedarf – in Erfüllung der bestehenden Verkehrssicherungspflichten eigenverantwortlich tätig zu werden.
- Bearbeitung von Versicherungsschäden und Durchführung von Schadensofortmaßnahmen in dringenden Fällen (z.B. Rohrbruch, Brandschaden, etc.); Schadensmeldung an die Versicherung; Klärung der sachlichen Zuständigkeit bzw. des Schadenversursachers; Abrechnung mit der Versicherung und den bestellten Handwerkern aus der Regulierung von Schäden am Vertragsobjekt. Bei Versicherungsschäden bis € …. sind diese Arbeiten Bestandteil der Grundleistungen. Darüberhinaus zählen die Arbeiten zu den gesonderten Verwalterleistungen.
- Schlüsselverwaltung: Bestellung von Schlüsseln und Zylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Vertragsobjekt.
- Beratung des AG über die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten einschl. etwaiger Regreßnahmen auf Handwerker, Dienstleister etc..Erfolgt die Beratung durch einen Sonderfachmann der Verwaltung (z.B. Bauingenieur), zählt die Beratungsleistung zu den gesonderten Verwalterleistungen.
- Einholung von Kostenvoranschlägen und Auftragsvergabe bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen mit einem Auftragsvolumen von bis zu € ….. Darüberhinaus ist die Freigabe durch den AG erforderlich. Überwachung der Ausführung der Arbeiten inkl. etwaiger Regiezeiten.Bei Maßnahmen mit einem absehbaren zu erwartenden Auftragsvolumen von über € 3.000,- hat NERTHUS – soweit möglich und zweckdienlich - ein oder mehrere Vergleichsangebot(e) einzuholen und die Auftragsvergabe – abgesehen von eiligen Notfällen - mit dem AG abzustimmen.Bei einem Auftragsvolumen von über € 5.000,- oder bei Hinzuziehung von Sonderfachleuten zählen die Maßnahmen zu den gesonderten Verwalterleistungen.
- Abnahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten, ggf. unter Beiziehung anderer Beauftragter des AG. Erfassung und Anzeige von Mängeln aus Instandhaltungs- u. Instandsetzungsarbeiten.Bei Hinzuziehung externer Sonderfachleute oder für Leistungen, die über die Kenntnisse eines erfahrenen Kaufmanns der Immobilienwirtschaft hinausgehen (Sonderfachleute des AN) zählen die Maßnahmen zu den gesonderten Verwalterleistungen
Marketing, Vermietung
- Maklerauftrag: Vermietung leerstehender Flächen an geeignete, solvente Mieter.
- Kooperation mit beauftragten Maklerbetrieben in der Vermarktung leerstehender Flächen
- Übergabe leerstehender Flächen an neue Mieter inkl. Übergabeprotokoll sowie Übernahme etwaig vermieteter (Teil-)Flächen von ausziehenden Mietern inkl. Übernahmeprotokoll
- Verwaltung und Abrechnung von Mietkautionen
